今日シフトを入れたはずの学生アルバイトが来ない。後日事情を聞いてみると「その日はテスト休みを頂いたはずですが。」との声が。ああ、そう言えばそんな電話があったような……忙しくてすっかり忘れてた。
お客さんの対応や商品の管理で忙しい店長業務、加えて、アルバイトのシフトにまで気を回すのは大変ですよね。
『TimeTree』というカレンダーアプリがあるのですが、使い方次第でシフト管理にも活用することができるんです。グループでカレンダーを共有できるので、作成したシフトをすぐアルバイトに連絡したり、シフト変更の相談もスムーズに行うことができます。
本記事では、悩める店長さんのために、TimeTreeを使ったシフト管理術をご紹介していきます！
シフト管理ほんとに面倒……という店長さんに勧めたい『TimeTree』のシフト管理術
このアプリのおすすめポイント
- 店長・アルバイト全員でシフトを共有。変更の伝達も即座にできる
- 便利なチャット機能付き。シフトの相談など、手軽に話し合える
- 新商品導入などイベントの書き込みも可能。大事な連絡も確実に伝えられる
■シフトも、アルバイトの都合も、1枚のカレンダーで共有
TimeTreeは、グループで予定を共有できるカレンダーアプリ。
カレンダーにその日のシフトを書き込めば、“皆で共有できるシフト表”に早変わり。もし急なシフト変更があった場合でも、リアルタイムに変更を通知できるので、伝え忘れの心配はありません。
シフトを紙で貼り出すよりも手軽で、応用も利くので、店長・アルバイト両方にとって都合がいいです。
▲その日の出勤者、時間などがズラリ。出勤者ごとに色分けしておくと、より見やすくなるからオススメ。
▲変更があるとすぐに通知。紙のシフト表と違い、わざわざ口頭で伝える必要はなし。
▲アルバイト側も、テスト期間やサークル活動など、用事がある日を書き込んでおける。
間違えてシフトを入れてしまったら、トラブルになってしまいますからね。アルバイトがシフトを勝手にいじらないよう、事前に書き込みのルールを決めておくといいでしょう。
■チャットで相談・シフト変更の伝達ミスなし
忙しい時にアルバイトからシフト変更の電話をされても、変更するのを忘れてしまったり、そもそも電話に出られなかったりしますよね……。
そこで使えるのがチャット機能。これを「シフトの相談窓口」として活用することができます。
電話と違ってお互いが空いた時間にやりとりができ、また、ログが残るため伝達ミスの防止にもなります。
▲電話だと話し辛いけど、チャットなら話せるというアルバイトも多いはず。
■新商品導入など大事なイベントも確実に伝達
例えば、週三回の学生アルバイトなどはシフトがまちまちなので、新商品の導入など大事なイベントを忘れがち。ぶっつけ本番の状態で新商品の導入に当たったら、心の準備や予習もままならないので、十中八九ミスを起こしてしまいます……。
なので、新商品導入などのイベントを、カレンダーに書き込んでおくのがオススメ。シフトを見るのと同時にイベントを確認できるので、アルバイトも心の準備ができます。
▲新商品の導入は、店長もアルバイトも緊張するイベント。 事前にレシピやオーダー呼称を教えるなど準備しておけば、余裕を持ってイベントに臨める。
■シフト管理の負担を減らせば、業務にも余裕が出てくる
もし自分の不手際でシフトのトラブルがあったら、アルバイトからの信用を失いかねません。とはいえ、店の運営が忙しく、シフト管理にまで気が回らないのも事実。
TimeTreeなら確実にシフトやイベントごとを伝えられるので、忙しい店長業務には心強いです。アルバイトとアプリでコミュニケーションが取れるので、仲良くなって職場の雰囲気が良くなる……なんて効果もあるかもしれませんね。
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