タスク管理アプリおすすめランキングTOP10
タスク管理アプリのメリット
やるべきことを可視化し、より効率的に仕事を進められるのがタスク管理アプリの強み。プロジェクトや目標の達成に向けて、いつまでに何をすべきかをわかりやすく整理し、期日に間に合うよう仕事を進められます。
またタスクの情報に素早くアクセスできるのもポイント。メモアプリやExcelなどと違い、いちいちファイルを探す必要がありません。
スマホからいつでもタスクを管理できる
PCの前にいなくても、スマホでいつでもタスクを確認できるのも大きいメリットです。外出先の打ち合わせなどでタスクが新たに入った時も、その場で忘れずに追記ができます。
また画面のレイアウトや操作も直感的で、ストレスなくタスクを編集できます。PCでないからといって、機能面も見劣りしません。
チームでタスクを共有できる
タスクを整理した上で、チームに共有すればより効率的に連携できます。誰が何を担当するかや、誰に仕事を回せるかなども見られるので、仕事の割り振りがしやすくなるでしょう。
またチャット機能つきのアプリもあり、仕事の相談もいっそうスムーズになります。
タスク管理アプリの選び方
高機能なアプリは情報共有がスムーズだったり、管理できる情報が多かったりと、ビジネスやチームでのプロジェクトで役立ちます。一方でシンプルなアプリは情報こそ少ないものの、その分使い心地も手軽で、毎日のルーチンやプライベートのメモなどに便利です。
目的のために必要な機能を考えて、豊富な機能があるアプリか、シンプルに使えるアプリかを選ぶといいでしょう。
ビジネス向けの、高機能なタスク管理アプリの選び方
ビジネスで使うなら、タスクの整理とスケジュールの管理は大事な機能。タスクの量が多くても、重要度などで並べ替えれば、次に取り組むべきタスクを割り振りやすくなります。また納期をあわせて把握すれば、現状の進捗と比べることで予定やタスクを調整できるでしょう。
またチーム全員が同じツールを使うことを考えると、操作のしやすさも重要なポイント。見にくい画面や煩雑な操作はストレスのもとになり、定着もしにくくなってしまいます。
タスクのソートや振り分けができるアプリを選ぶ
チェック機能があるアプリなら、完了したタスクと未完了のタスクを振り分けられます。完了したタスクが混在したままだと、やるべきタスクが埋もれてしまい、タスク漏れのおそれも。タスクを正確に把握するためにも、チェック機能はほしいところです。
またタスクの並べ替えや絞り込みといったソート機能があれば、重要なタスクを優先的に表示できます。タスクを見逃すような事態も防げるでしょう。
コメントやURL発行など、共有機能が充実したアプリを選ぶ
チームで作業をするなら、共有機能は必須です。さらにアプリによっては、タスクにコメントをつける機能もあります。申し送り事項を見やすく伝えられるので、柔軟な連絡ができるでしょう。
またURLを発行する機能があれば、メンバーの招待や情報共有もカンタンです。説明などをしなくても、相手はあなたの送ったURLをタップするだけで、求める情報にすぐアクセスできます。
操作性がシンプルで使いやすいアプリを選ぶ
機能は豊富でも、なるべく操作のシンプルなアプリを選びましょう。自分が操作しやすくても、メンバーが操作できないと、満足にタスクを共有できません。また情報を素早く把握するために、広告がなく、見やすい画面であることも重要です。
無料であっても広告のないアプリや、無料の試用期間があるアプリもあるので、まずは実際に操作して確かめてみるといいでしょう。
リマインダーでタスク漏れを防げるアプリを選ぶ
リマインダーや通知機能が備わったアプリなら、予定の直前や仕事が割り振られた時にお知らせしてくれます。タスク漏れを防げるほか、うっかり忘れていた場合でも安心です。
ウィジェットで手軽に予定を確認できるアプリを選ぶ
ウィジェット表示ができれば、タスクをホーム画面に表示できます。アプリを開かずともタスクを把握・編集できるだけでなく、タスク管理を習慣づけやすくなります。朝イチでタスクを確認できるため、余裕を持って仕事に臨めるでしょう。
スマートウォッチやPCと同期できるアプリを選ぶ
スマートウォッチを使っている方は、スマホとスマートウォッチとで同期できるアプリがオススメ。同じタスクを複数のデバイスから管理できるようになります。万が一スマホを見られない時でも、スマートウォッチに通知が来るので、大事なタスクを見逃しません。
またPCとの同期ができると、オフィスと外出先のどちらからでも、タスクの確認や編集ができます。デバイスを使い分けている方には、同期は欠かせない機能です。
個人なら無料、グループで使うなら有料のアプリを選ぶ
ビジネス用とはいえ、多くの場合個人で使う分には無料のアプリで事足ります。細かな仕様こそ異なっていても、基本的なタスク管理の機能は、ほとんどのアプリに備わっています。
逆にグループで使うなら、有料アプリも視野に入れましょう。無料版では共有できる人数が制限されている場合や、一部機能が使えない場合があります。仕事を充分に進めるなら、有料でも機能が豊富なアプリがオススメです。
プライベート向けの、シンプルなタスク管理アプリの選び方
プライベートで使いたい、ちょっとしたToDoリストになればいいという場合は、多機能性よりもシンプルさを重視したアプリの方が使いやすいでしょう。
チェック機能や並べ替えなど、特に重要な機能はこちらも同じ。一方で共有機能はなくてもそこまで困らないでしょう。操作性についても、自分が満足できれば問題ありません。
リスト機能やチェック機能を使えるアプリを選ぶ
タスクをリストアップする機能はどのアプリも備えています。加えて各タスクに優先度をつけられたり、並べ替えができたりすると、うっかりタスクを忘れる心配がありません。
またチェック機能があれば、完了したタスクと区別ができ、リストを見やすく保てます。買い物や家事のメモなど、日時の決まっていないタスクを管理する時には特に役立つでしょう。
カレンダーやリマインダーのあるアプリを選ぶ
日時の決まっている予定や、繰り返しのルーチンを管理したい時には、カレンダー機能が役立ちます。毎週月曜日や毎月1日など繰り返しの周期を登録しておけば、いちいち予定を登録し直す必要がありません。
またリマインダーを併用すれば、予定を忘れてしまう方も安心です。通知の時間は1時間前などにも設定できるので、時間に余裕を持って行動できるようになります。
ラベル分けができるアプリを選ぶ
複数の種類のタスクを管理したい方は、タスクをラベル分けできるアプリがオススメ。家事や仕事、友達との予定など、カテゴリごとに分けてタスクを管理できます。色分けもしてくれるので、ひと目で判別しやすいのもうれしいポイントです。
タスク管理アプリを活用するコツ
あらかじめ運用のルールを決めておく
チームにタスク管理アプリを導入するにあたっては、運用ルールを決定しておきましょう。どのように使っていくかや、誰がタスクを入力するかを決めておかないと、使い始めても混乱を招いてしまいます。
タスクの優先順位の基準を決めておく
タスクの優先順位を明確に決める基準は、あらかじめ設けておきましょう。その場その場の判断で優先順位を決めてしまうと、タスクがかち合う、重要なタスクが後回しになるなど進行に悪影響が出ることも。
基準の例としては、納期や難易度、プロジェクトで見込める収益などが挙げられます。
情報やデータは一か所にまとめる
効率的かつ確実にタスクを進めるためにも、情報をなるべく集約して管理できるよう工夫が必要です。チャットやメールといった連絡の手段は多様化しており、別々の人から違ったツールで連絡を受けることも多々あります。情報を共有するクラウドストレージも、人によって違うものを使っているかも知れません。このようにツールが分散していると、情報を探すのに手間がかかり、タスク漏れにつながるおそれがあります。
タスクをプロジェクトに紐づけて管理する
目の前のタスクだけに集中していると、プロジェクトの進捗など、大局的な部分に目が行かなくなってしまいます。あくまでもタスクをこなすのはプロジェクトを成功させるためですから、タスクを進める中でもプロジェクトを意識できるようにしましょう。
タスク管理アプリでは、各タスクとプロジェクトを紐づけられます。プロジェクトを俯瞰しながら進めていけば、全体の進捗を把握しやすく、状況が想定と違ってもすぐに対応できるでしょう。
現状を鑑みて、運用を定期的に見直す
実際にアプリを使ってみる中で、状況や要求に応じて運用のルールを修正していくといいでしょう。プロジェクトが進むにつれ、チームを取り巻く状況は変化していきます。あくまで快適に使うためのルールですから、現状にそぐわない部分は変えていくことも必要です。
場合によっては、使うアプリを変更することもあるかもしれません。まずは無料で試してみて、導入するか検討するのがオススメです。
アプリを使ったタスク管理のやり方
メモを併用できたりテンプレートが使えたりと、アプリでのタスク管理はカンタンかつ柔軟です。ここでは手軽に使えるタスク管理アプリの中から『Evernote』と『Notion』を例に、使い方をご紹介します。
Evernoteを使ったタスク管理
『Evernote』ではノートとしてタスクのリストを作成できます。文字だけでなく画像や音声などさまざまなデータを添付できるため、多くの情報もまとめて管理できるのが特徴です。
また有料版のみの機能ではありますが、タスクビューでノートを問わずすべてのタスクを確認することもできます。
タスクの作成
①「新規作成」ボタンをタップし、開いたメニューから「タスク」を選択します。
②タスクの内容を入力します。矢印マークをタップすると「ToDoリスト」というノートが作成され、その中にタスクが追加されます。以降は同じ操作で「ToDoリスト」にタスクを追加していけます。
保存先は変更が可能で、既存のノートにタスクを追加したり、新しくノートを作成することもできます。
③タスクが追加されたノートを開くと、タスクの内容を確認・編集できます。また各タスクの左端にある丸印をタップすると、タスクを完了状態にできます。
期日やリマインダーの設定
①タスクにカーソルを合わせると、メニューが展開します。期限を追加するにはカレンダーのアイコンをタップして、日時と場所を入力します。「期限を追加」をタップすれば設定完了です。
②リマインダーを追加する場合は、メニューからベルのアイコンをタップ。リマインダーを通知する時間を指定したら、「リマインダーを追加」をタップして設定完了です。
タスクビューからの確認
トップ画面の左上からメニューを開き、「タスク」をタップすると、タスクビューが開きます。すべてのノートにあるタスクがまとめて表示できるほか、期限での並べ替えやフラグでの絞り込みが可能です。
Notionを使ったタスク管理
『Notion』では豊富なテンプレートを選び、さまざまなタスク管理のシートを作成できます。カンタンなToDoリストからプロジェクトの管理まで、1つのアプリでこなせるのが強みです。目的に応じて、適したテンプレートを選ぶといいでしょう。
テンプレートの選択
①左上のメニューを開き「Add a page」を選択します。
②開いたノートの「Choose a template」をタップするとテンプレートの一覧が開くので、必要なテンプレートを選択します。
③選択したテンプレートがノートに挿入されます。
多彩なテンプレートの例
「Timeline」は各タスクを時系列で並べられます。いつ何を始めて、いつまでに終わらせればいいかがわかるため、プロジェクト全体の進捗を管理するのに向いています。
「Board」はタスクの状態と、誰に割り振ったかを見やすく管理できます。ToDoリストを作るのに適しているでしょう。
「Calendar」は各日に予定を登録できます。訪問や打ち合わせの予定、〆切などスケジュールの管理に向いています。