ChatGPTは業務利用できる？活用例や注意点などを解説

最終更新日：2024年07月10日

自然な対話形式で利用できる生成AIサービスであるChatGPTは、ユーザーのITリテラシーの有無に関係なく使いこなせる便利なツールとして、ここ数年で一気に普及しました。旅行のプラン提案や、今夜の献立の相談、作った俳句や詩の推敲など、日常生活でフル活用している人も多いでしょう。

そうした中、「ChatGPTを自分の仕事に利用したらどうだろう？」「使い方によっては、ChatGPTで業務のボトルネックを解消できるのでは？」と考えたことがあるビジネスパーソンも少なくないのではないでしょうか。実際、ChatGPTのビジネス活用が進んでいるという話もよく耳にするようになりました。

今回は、ChatGPTの業務における活用シーンや、活用の際の注意点などについて解説します。ChatGPTを日々の業務に活用したいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

ChatGPTとは、対話型の生成AIサービスのこと

ChatGPTは、アメリカのOpenAI社が開発した、自然言語処理モデルの生成AIサービスです。自然言語処理モデルとはAIの形態のひとつで、人間が日常的なコミュニケーションで使う話し言葉・書き言葉の意味や意図を解析し、回答を作成するためのデータとして活用する技術です。

ChatGPTは、大規模言語モデル（LLM）と呼ばれる仕組みにもとづいて自然言語処理タスクを実行しているため、聞きたいことや知りたいことを会話形式で入力すれば、まるで人間と対話しているかのような自然な回答が返ってきます。専門知識がなくても簡単に利用できるため、日常生活のみならずビジネスでの活用も進むようになりました。

現在公開されているChatGPTには、無料版の「GPT-3.5」と、有料版の「GPT-4」があり、また2024年5月14日には、最新バージョンの「GPT-4o」が追加されました。GPT4-oは無料でも利用できますが、利用回数には制限があります。

ChatGPTを業務に利用するメリット

ChatGPTを業務に利用すると、どのようなメリットが得られるのでしょうか。

ここでは、主な3つのメリットについて、それぞれ説明します。

業務効率化につながる

業務効率化につながる点は、ChatGPTを業務に利用するメリットのひとつです。

日々のタスクの一部をChatGPTで自動化することにより、担当者はより重要度の高いタスクに集中でき、業務全体の効率化が叶います。

コストが削減できる

ChatGPTを利用することで、業務にかかるコストが削減できます。

ChatGPTは24時間365日稼働できるため、サポートデスクの対応業務や大量のデータ分析、SNSの社内運用を任せることで従業員の負荷軽減やリソースの削減が可能です。

サービス品質が向上する

サービス品質が向上する点も、ChatGPTを業務において利用するメリットのひとつです。

例えば、コールセンターでのお客様との応対履歴をChatGPTで要約すると、誰かの先入観を排した内容になり、アフターコールや2回目以降の問い合わせ対応の品質を向上させることができます。また、ChatGPTを使えば、読みやすく誤字脱字のない文章をすぐに作成できるため、企業が発信するメルマガなどもよりわかりやすい内容にアップデートできるでしょう。

ChatGPTを業務に活用する具体的な方法

ChatGPTは、文章の作成のほか情報収集、アイディア出し、分析などで力を発揮します。

ここからは、ChatGPTを業務で活用する具体的なアイディアを見ていきましょう。

請求書の作成

請求書は、取引が確かに行われたことを示す重要な書類であるため、トラブルを防止するためにも、迅速かつ確実に発行することが望ましいとされています。最近は、請求書作成システムでかなり楽に作成できるようになったものの、金額や商品の入力は手作業のため、ヒューマンエラーをゼロにすることはできません。また、請求書の発行日や支払期限の管理に手間取ることも多いはずです。

その点、ChatGPTを使って請求書を作成すれば、フォーマット作成やデータ入力を自動化できます。それによって、ミスを減らせるだけでなく、作成にかかる時間をカットできます。経理担当者は、別の高度な業務に時間を割くことができるでしょう。

また、請求書に関する顧客からの質問対応をChatGPTに任せるのも、業務効率化のための方法のひとつです。

アンケートの分析や調査

2023年8月に追加されたChatGPTの新機能「Advanced data analysis（旧Code Interpreter）」を使えば、アップロードしたファイルの分析やグラフ化に必要なコードを容易に生成・実行できます。

この機能を、アンケートやデータの分析、資料に落とし込むためのグラフデータ化などに活用することで、業務の大幅な効率化が叶うでしょう。

プレスリリース作成

プレスリリースの作成も、ChatGPTで効率化できる業務のひとつです。メディアの目にとどまりやすいプレスリリースを1から自力で制作しようとした場合、かなりの労力が必要です。ですが、ChatGPTを使えば、プレスリリースのひな型を簡単に作成することができます。

ChatGPTによってひな型を作成できれば、その文章を人間がチェックし、ステレオタイプな表現や自社ガイドラインに反する表現の使用、具体的な数字を使った説明の不足、根拠の希薄さなどを修正すれば、公の文章としてリリースすることが可能です。そのため、最初からすべて人間が作るより、確実に効率化できるでしょう。

記事の制作

ChatGPTを使えば、記事の制作も容易になります。

自社のオウンドメディアやブログなどは、継続的にさまざまな情報を発信することが大切です。担当者の中には、ネタ探しに頭を悩ませている人も少なくないはずです。ChatGPTは情報収集にも優れた力を発揮するため、ユーザーが欲しい情報のイメージを入力することによって、記事のネタとなる幅広い情報を受け取ることができます。

また、タイトルや本文の作成もChatGPTに任せることで、記事作成に時間をかけることなく、コンスタントな情報発信が可能になるでしょう。

議事録の作成

議事録の作成も、ChatGPTを使うことで効率化できる業務のひとつです。

例えば、会議中に音声を録音した上で、文字起こしツールなどでテキスト化したものをChatGPTに入力して議事録作成を指示しておけば、会議終了後すぐに、質の高い議事録を共有できます。

会議の要約や、参加していない人に知らせたいポイントのピックアップなどにも有用です。

ChatGPTを使って議事録を作成する場合の手順や注意点については、下記の記事をご覧ください。

ChatGPTで議事録作成は可能？作成手順や注意点などを解説

画像を生成する

DALL·E 3を搭載したChatGPTを使えば、ChatGPTとの自然な会話を通じてハイレベルな画像を生成することも可能です。そのため、自社サイトに必要な画像を画像共有サイトから探したり、撮影したりする手間を省くことができます。

DALL·E 3を使ってChatGPTで画像を生成する方法については、下記の記事をご覧ください。

ChatGPTで画像作成できる？DALL·E 3の使い方を解説

ChatGPTを業務に利用する場合の注意点

ChatGPTを業務に利用する際には、どのような点に注意すればよいのでしょうか。

ここでは、主な3つの注意点について、それぞれ説明します。

情報が間違っていることがある

ChatGPTが回答を生み出すために参照している情報は、必ずしも正しいとは限りません。

学習した情報が誤っている場合、ChatGPTの回答も微妙に間違っていることがあるため、必ず人間が内容を確認してから利用するようにしてください。

情報漏洩のリスクがある

ChatGPTを開発・公開したOpenAIは、「ChatGPTで入力したデータは学習データベースに蓄積される」と発表しています。つまりChatGPTは、入力された情報で次々と知識を増幅し、異なるユーザーの回答に活かしているのです。そのため、うっかり個人情報や機密情報を入力してしまうと、情報がChatGPTに利用されてしまい、思わぬ情報漏洩につながる可能性があります。

ChatGPTの利用にあたっては、社内でガイドラインを作成し、機密情報・個人情報の入力を禁じるルールを策定したり、セキュリティ対策を強化したりすることをおすすめします。

倫理的な問題に抵触する可能性がある

ChatGPTが生み出す回答によっては、人種差別につながる表現や、プライバシーを侵害する内容、見た人を傷つけたり不快にしたりする内容が生成される場合もあります。

確認を怠ってしまうと企業の信用にも関わるため、倫理的な視点でも内容を十分にチェックしましょう。

ChatGPTの導入を検討している方は「ナイルの生成AIコンサルティング」にご相談を

ChatGPTの業務への活用は、人手不足の改善や生産性の向上、顧客満足度の向上につながる可能性を秘めています。注意点を把握した上で、積極的に活用できる領域を探しましょう。

ナイル株式会社では、生成AIを導入する際の障壁に対して全方位的に支援する「生成AIコンサルティング」を提供しています。具体的には、ChatGPTなど生成AIに関するセミナー実施や推進チームづくり、生成AI活用に適した業務の選定、対象業務内容のヒアリング、現状の業務を生成AIに置き換えた際のコスト削減効果の可視化など、さまざまなサポートを行っています。

ChatGPTを活用できる業務や導入の流れについてもご相談に応じていますので、まずはお気軽にご相談ください。